もっと早く知りたかった!Excelの表が格段に見やすくなる7つのルール
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もっと早く知りたかった!Excelの表が格段に見やすくなる7つのルール

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仕事でExcelを使うとき、頻繁に出くわすのが「表の作成」です。
Excelの表はちょっとした工夫で一気に洗練されたものになります。
報告書やプレゼン資料など、誰かに見せるための表を作る際には、
これから紹介する7つのポイントを押さえておくと、大幅に説得力がアップします。

①用途に応じてフォントを決める

結論から申しますと、Excel2016以降で標準フォントとして登録されている「游ゴシック」がおすすめです。

游ゴシックはExcel2016以降で標準フォントとして登録されており、何も設定しなければこのフォントで入力されます。
游ゴシックはフォーマルな印象もある美しいフォントです。シンプルで文字・数字ともに可読性が高く、
高解像度の画面でもなめらかに表示される万能フォントです。

游ゴシック

ただし、Excel2013以前のバージョンには対応していないため、古いバージョンのExcelを使っている人の多い環境であれば
文字は「MS Pゴシック」、数字は「Arial」を使うのがよいでしょう。
チームで作業する場合は、あらかじめどのフォントを使用するのかを統一しておくとスムーズです。

②行の高さを調整する

見やすい表を作る際の最大のポイントは「余白」です。
各項目の列幅が詰まりすぎないよう意識している方は多いと思いますが、
フォントのサイズにあわせて行の高さも調整してあげると、更に見栄えが良くなります。

行の高さにゆとりを持たせることで、個々の数値が際立ち読みやすくなる

行の高さに決まりはありませんが、迷ったら文字サイズの1.6倍程度を目安に設定してみてください。
セルの高さは変更したい行全体を選択して右クリックし、[行の高さ]を指定することで一気に変えることができます。

行の高さを設定する方法

なお、標準フォントが「游ゴシック」の場合は、デフォルトで文字のサイズが「11」、行の高さが「18.75」に設定されていますので、わざわざ高さを変更する必要はありません(11×1.6=17.6)。

③表は「B2」からはじめる

行の高さに続いて、表そのものにも余白を持たせておくと良いでしょう。
表を作成する際には、左上の「A1」ではなく、「B2」セルからはじめてシートの1列目と1行目を空けておくことで、表全体が見やすくなります。

表全体が見やすくなり、罫線の有無も一目瞭然に

④文字は左揃え、数値は右揃え

入力値の種類ごとに文字揃えのルールが定まっていると、パッと見ただけで直感的にデータの内容を把握しやすくなります。
筆者のおすすめは「文字中心の列は左揃え、数値中心の列は右揃え」です。
列ごとに文字や数値の端が揃うので表の可読性が上がるほか、「型番の列に誤って商品名を入れてしまった」などの入力ミスに気付きやすくなるメリットもあります。

列ごとに値の端が揃っていて読みやすい

⑤数値の桁区切りと単位の表記

桁数の多い数値を扱う場合は、3行置きに自動でカンマ(,)を入れる「桁区切り」の書式設定が便利です。
桁区切りを設定したい範囲を選択した状態で[ホーム]タブの[配置の設定]から[セルの書式設定]を開いて設定することができます。マイナスの数値を扱う場合は、負数の表記もあわせて設定しておくと良いでしょう。

また、数値の可読性を上げるテクニックとして「単位専用の独立した列を作成する」というものもあります。
これにより、各数値が何を表しているかが一目瞭然になります。

⑥インデントを設定する

売上総額や見積もり総額などは、個々の値を積み上げて合計を計算する「積算」によって求めます。
このような積算の関係を1つの表にまとめて記載する場合、内訳の数値を合計値よりも1列ずらして記載すると、項目名を見ただけで表の階層構造を理解できます。

インデントを付ける方法は2つあります。
1つめは合計値と内訳を異なる列に記載する、というシンプルな方法です。

もう1つは、書式設定のインデント機能を利用して文字をずらす方法です。

⑦列の幅を調整する

Excelの列幅は「十分な余白があるか」に加えて、「各列の役割を確認し、役割が同じ列の幅はすべて揃える」という点も考慮すると、表の可読性が一段と高まります。

適切な列幅は表の内容や値の長さによって変わるため、基本的には「その列に入力されているすべての値が見やすい幅」に設定します。列幅は簡単に変更できるため、色々と試行錯誤しながら最適な列幅を見つけてください。

表の内容は同じでも、ちょっとした工夫で一気に見栄えが良くなりますので機会があれば試してみてください。

今回紹介したテクニックは、『Excel 最強の教科書[完全版]【2nd Edition】』から抜粋したものです。
試し読みもありますので、Excelを使っている方は覗いてみてください。


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